کتاب ها و پادکست های متعددی درباره مدیریت زمان وجود دارند که به شما در بهبود آن کمک می کنند. اما اگر رهبر یا مدیر مجموعه ای هستید، احتمالاً تاکنون به کارمندی مواجه شده اید که دقیقه 90 ای است یعنی مسئولیت هایش را در آخرین لحظات انجام می دهد و یا انجام کارها را به تعویق می اندازد. حتی ممکن است انجام کار را فراموش کند! تاخیر در جلسات، پاسخ ندادن به ایمیل ها یا پاسخ در ساعات غیر عادی مثلاً 2 شب (😴) و توضیح بیشتر برای اینکه چرا مسئولیت ها انجام نشده تا اینکه آنها را به اتمام برساند، از جمله رفتارهایی است که از یک کارمند وقت نشناس سر میزند. در واقع کارمند شما ضعف در مدیریت زمان خود دارد که مستقیم یا غیر مستقیم بر عملکردش در مجموعه کاری هم تاثیر گذاشته و شما را ناراضی کرده است.
به عنوان یک مدیر ممکن است تصمیم به اخراج کارمندتان بگیرید. اما این تصمیم همیشه هم شدنی نیست. برای انجام شدن کارها نیاز به کارمندتان دارید. ممکن است این افراد دارای پتانسیل بالقوه باشند و بتوانند مزیت رقابتی شما نسبت به رقبایتان باشند. اخراج چنین افرادی می تواند برای مجموعه هزینه بر باشد. به علاوه، بعضی افراد استعداد خارق العاده ای دارند و تنها در مدیریت زمان دچار ضعف شده اند. اگر شما هم در مواجهه با کارمندانتان با چنین مشکلی مواجه هستید، راهکارهای زیر ممکن است برایتان راهگشا باشد.
-
احساساتتان را شناسایی کنید
اگر مدت زمان زیادی است که با چنین کارمند یا همکاری در ارتباط هستید، ابتدا احساسات خودتان را شناسایی کنید. احساساتتان ممکن است ناشی از شرایط، سطح استرس و شخصتتان باشد. قبل از اینکه به افراد فیدبک یا واکنشی نشان دهید، احساساتتان را بر روی کاغذ بنویسید، اینکه چه چیزی باعث احساس ناخوشایند شما نسبت به کارمندتان شده است. البته آنچه نوشته اید را فوراً برای افراد ارسال نکنید!
-
سهم خود را ارزیابی کنید
شاید دلیل ضعف کارمند در مدیریت زمان برنامه ریزی و انتظارات بیش از حد شما بوده ! اگر مسئولیت های بیش از اندازه ای به کارمند واگذار کرده اید، کارمند نمی تواند تمامی مسئولیت هایش را در زمان مناسب انجام بدهد. به علاوه، اگر از کارمندانتان می خواهید از طریق همه کانال های الکترونیکی ممکن مثل ایمیل، چت و … در دسترس باشند، احتمالاً آنها را در دام اتلاف وقت انداخته اید. پس سهم خودتان در ضعف مدیریت زمان کارمندانتان پیدا کنید. پس از این که چنین عواملی را شناسایی کردید، فوراً به دنبال رفع آن باشید.
-
استرس را مشخص کنید
معمولاً یک یا چند عامل مشخص در انجام پروژه های بزرگ وجود دارد که استرس تمامی اعضای گروه را بالا می برد و در نتیجه عملکرد آنها را تحت تاثیر قرار می دهد. در این مرحله زمان کافی صرف کنید.
دلیل نگرانی و اضطراب کارمندان را شناسایی کنید. معمولاً عواملی که نقش پر رنگ در نتیجه پروژه دارند برای افراد تنش زا هستند. مثلاً تامین بودجه مناسب و به موقع، ایجاد جلسات به موقع با سرمایه گذاران و حامیان مالی و … از جمله مواردی است که می تواند برای افراد بسته به جایگاه شغلی شان تنش زا باشد.
پس متوجه شدیم راهکارهایی مناسب تر از اخراج کارمند برای بهبود شرایط وجود دارد. در بخش بعدی به معرفی مراحل بعدی خواهیم پرداخت 😊