در بخش قبلی درباره اهمیت حفظ کارمندان با استعداد که در مدیریت زمان ضعیف هستند صحبت شد. عواملی مانند شناسایی احساسات خودتان، سهم خودتان از مشکلات و مشخص کردن مرکز استرس، مراحلی بود که به طور مفصل بحث شد. در ادامه، با مراحل بعدی آشنا می شوید.
-
در شروع کمک کنید
گاهی اوقات، دادن بازخورد درباره انتظارات و نیازهایتان می تواند موقعیت را بهتر کند. اما در برخی مواقع ممکن است لازم باشد کارهای بیشتری هم انجام بدهید.
برای شروع گزارش مستقیم، این اقدامات را در نظر بگیرید:
- با کارمندانتان کار کنید و آنها را اولویت بندی کنید.
- بارش مغزی (brainstorming) در نحوه انجام کار و چگونگی به کارگیری منابع داشته باشید.
- از کارمندانتان گزارش کاری مرحله به مرحله و به روز بخواهید.
- تیم سازی کنید.
- نقاط عطف در پروژه های را برای کارمندان تعریف کنید.
-
پیشرفت را تشویق کنید
در هر مرحله از انجام کار، از کارمندانتان به خاطر انجام مسئولیت هایشان قدردانی کنید. ممکن است تصور کنید دادن بازخورد مثبت زود به زود و زود هنگام، یعنی وقتی هنوز نتیجه نهایی مشخص نشده باعث سستی کارمندان بشود. اما واقعیت معمولاً اینطور نیست! اما دادن چنین بازخوردی چه کمکی به کارمندان در مدیریت زمان می کند؟
بازخورد مثبت باعث افزایش اعتماد به نفس، مثبت اندیشی و انگیزه کارمندان می شود تا جاییکه آنها را برای بهتر کار کردن و رسیدن به موفقیت ترغیب می کند. کارمندان از اینکه متوجه می شوند تلاش هایشان توسط کارفرما یا مدیر ارشد دیده شده حس خوشایندی پیدا می کنند.
⚠️ البته درباره بازخورد منفی احتیاط کنید. دادن گزارش مستقیم درباره عملکرد ضعیف در کنترل و مدیریت زمان می تواند نتیجه معکوس داشته باشد و باعث بروز احساسات منفی در میان کارمندان بشود. حتی ممکن است این مسئله وقت شناسی آنها را ضعیف تر هم بکند!
-
از مشاور خارج از سازمان کمک بگیرید
دادن فیدبک از سمت شما ممکن است همیشه عملی نباشد. چراکه به دلیل وجود شما در چنین موقعیتی می تواند شما را در دادن بازخورد دچار خطا بکند. مثلاً ممکن است نتوانید بازخوردی صادقانه و درست را به کارمند نشان دهید. اینکه کارمند شما چه میزان از ساعات کاری را صرف گذراندن در شبکه های اجتماعی می کند مسئله ای نیست که بتوانید به درستی آن را تخمین بزنید. حتی در صورت تخمین ممکن است رابطه شما با کارمندان و هم تیمی هایتان خدشه دار بشود و مشکلات جدیدتری به وجود بیاید.
در چنین موقعیت هایی استفاده از مشاوران کسب و کار و مشاور منابع انسانی می تواند راهگشای مشکل کارمندانتان در مدیریت زمان باشند. یک مشاور خبره می تواند راهکارهایی برای بهبود و توسعه مهارت های فردی و بین فردی به کارمندان آموزش بدهد. استفاده از افراد خبره که وابستگی احساسی به هیچیک از اعضای مجموعه ندارند، خطای بازخورد را تا حد زیادی کاهش می دهد.
به عنوان یک مدیر ارشد، نمی توانید کارمندان و زیردستانتان را مجبور به مدیریت زمان درست کنید. اما با اقدامات درست و به موقع می توانید تفاوت بزرگی در مجموعه تان داشته باشید. فراموش نکنید که شما عضوی از یک تیم هستید؛ به جای اخراج کارمندان، ایرادات مجموعه را برطرف کنید.
منبع: https://hbr.org/